Dans le cadre de la nouvelle méthode de travail (hnw), la municipalité d'Ermelo était à la recherche d'une solution permettant d'afficher le taux d'occupation réel de ses salles de réunion et de ses postes de travail, de réserver des postes de travail et des salles et d'établir un lien avec Topdesk, son outil de réservation existant. Elle souhaitait également des plaques nominatives numériques dans les bureaux des échevins et du bourgmestre.
Pour la gestion des salles de réunion et des lieux de travail de la municipalité d'Ermelo, c'est la solution Flexwhere qui a été choisie. Cette application en cloud peut être intégrée à Active Directory et à de nombreux outils de réservation (Exchange, Office365, Google Apps, Planon, Topdesk, ...). Via l'application FlexWhere, toutes les informations peuvent également être consultées en dehors du bureau.
Flexwhere dispose d'un module de lieu de travail et d'un module de réunion.
Le logiciel de réservation de postes de travail Flexwhere vous permet de vérifier, à partir de différents appareils, dans quels bâtiments ou à quels étages des postes de travail sont encore disponibles. Les postes de travail libres peuvent être réservés immédiatement et les collègues peuvent être facilement retrouvés par nom ou par fonction. Ce logiciel permet également de trouver et de réserver des salles disponibles de manière spontané. Flexwhere a également été relié à Topdesk, le système de réservation de la municipalité d'Ermelo, afin d'afficher les réservations actuelles et futures dans un système clair.
Toutes les salles ont également été dotées d'écrans de réservation indiquant leur statut actuel.
En plus de fournir des conseils sur le choix du logiciel, IKANDA fournit également le matériel le plus adapté et l'installation sur site.
19 salles de l'hôtel de ville d'Ermelo ont été équipées de Room Booking Displays configurés au préalable avec le logiciel Flexwhere. Sur place, les écrans ont été accrochés au mur ou sur une vitre.
Le même type d'écrans a été choisi pour les plaques nominatives numériques des membres du conseil municipal afin que tout soit bien coordonné. Ces écrans affichent une image avec les coordonnées du membre du conseil, entièrement selon la mise en page du client.
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