Dans le cadre de la nouvelle façon de travailler (hnw), la municipalité de Harderwijk était à la recherche d'une solution capable de montrer l'occupation réelle de ses salles de réunion et de ses postes de travail, avec laquelle les postes de travail et les salles pourraient être réservés et qui pourrait également être reliée à Topdesk, son outil de réservation existant.
Flexwhere a été choisi pour la gestion des salles de réunion et des lieux de travail de la municipalité de Harderwijk. Cette application en cloud peut être intégrée à Active Directory et à de nombreux outils de réservation (Exchange, Office365, Google Apps, Planon, Topdesk, ...). Via l'application FlexWhere, toutes les informations peuvent également être consultées en dehors du bureau.
Flexwhere dispose d'un module de lieu de travail et d'un module de réunion.
Le logiciel de réservation de postes de travail Flexwhere vous permet de vérifier, à partir de différents appareils, dans quels bâtiments ou à quels étages des postes de travail sont encore disponibles. Les postes de travail libres peuvent être réservés immédiatement et les collègues peuvent être facilement retrouvés par leur nom ou leur fonction. Le logiciel Flexwhere permet également de trouver des salles disponibles et de les réserver de manière spontané. Flexwhere a également été relié à Topdesk, le système de réservation de la municipalité de Harderwijk, afin d'afficher les réservations actuelles et futures dans un système clair.
Toutes les salles ont également été dotées d'écrans de réservation indiquant leur statut actuel.
En plus de fournir des conseils sur le choix du logiciel, IKANDA fournit également le matériel le plus adapté ainsi que l'installation sur site. Vingt-six salles de l'hôtel de ville de Harderwijk ont été équipées d'écrans de salle de réunion préconfigurés avec le logiciel Flexwhere. Sur place, les écrans ont été accrochés au mur ou à une vitre.
Tous les employés peuvent désormais voir facilement si une salle est libre (vert) ou occupée (rouge), par qui et pour combien de temps.
Les solutions FlexWhere et IKANDA ont également été accueillies avec beaucoup d'enthousiasme par nos employés. Il est réjouissant de constater que les employés se cherchent plus rapidement au lieu d'envoyer des courriels ou de téléphoner, car ils peuvent voir d'un seul coup d'œil si le collègue se trouve à proximité. Il n'y a plus de questions telles que "Où puis-je m'asseoir ?", "Où est assis mon collègue ?", "Où se trouve une salle de réunion libre ?" et "Quel est le taux d'occupation actuel ?".
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