Room Booking Displays - Add-on

Le software d'Add-On intègre sans problème tous les écrans avec Microsoft Exchange et Office 365. Quand une réunion est réservée dans Outlook® toutes les informations concernant cette réunion sont affichées automatiquement sur l’écran de la salle de réunion en question dans une mise en page au choix.

Des salles de réunion peuvent également être réservées, annulées ou modifiées directement sur l’écran tactile. Toutes modifications apportées sur les écrans du meeting même sont automatiquement synchronisées avec le Serveur Exchange.

Voir ci-dessous pour en savoir plus sur les possibilités des écrans.

Toutes les informations concernant les réunions, réservées via Microsoft Exchange ou Office 365 sont affichées sur l’écran de la salle de réunion. Les prochaines réunions dans cette salle sont également mentionnées.

S’il s’avère qu’une salle est disponible, celle-ci peut aussi être réservée ad-hoc, en direct, sur l’écran tactile, pour un laps de temps au choix. Toutes les réservations faites ad-hoc, sont également répertoriées dans le calendrier régulier, afin d’éviter de doubles réservations.

Parfois il est difficile de déterminer à l’avance la durée d’une réunion. Au cas où une réunion se termine plus rapidement que prévu, on peut la terminer directement sur l’écran, de façon à libérer la salle à nouveau. Sur le petit écran aussi bien que dans le calendrier en ligne, la salle sera à nouveau annoncée comme libre. S’il semble que la réunion durera plus longtemps, et qu’il n’y a pas une autre réunion de prévue dans la salle, on peut facilement adapter l’heure de fin de réunion sur l’écran des salles, et ainsi prolonger la réunion.

On peut opter pour l’utilisation de la fonction check-in. De cette façon les participants sont obligés de confirmer quelques minutes avant ou après la réunion sur l’écran de la réunion si la réunion a effectivement lieu. Le nombre de minutes est à déterminer au courant de la configuration. Au cas où la réunion n’est pas confirmée, la réservation sera automatiquement annulée et la salle sera à nouveau libérée.

On peut également opter pour l’utilisation de capteurs. Dans ce cas la fonction check-in n’a plus de raison d’être, les capteurs intelligents détectant automatiquement les présences et les absences. 

L’éditeur de modèles intégré permet de créer des mises en pages uniques pour les écrans de salles de réunion. On peut télécharger un logo d’entreprise, choisir des polices et des couleurs et ajouter des images, correspondant parfaitement avec l’image de marque de l’organisation.

Il existe un choix de modèles fournis, mais il est également possible de télécharger et d’utiliser des images créées par vous-même.

Via le online dashboard la mise en page des petits écrans peut être rapidement mises à jour.

Le web based dashboard permet de gérer à distance tous les écrans concernant les salles de réunion à partir d’un seul endroit central. Le tableau de bord basé est mise à jour en temps réel, de façon à ce qu’on puisse immédiatement voir quelle écrans sont en ligne ou pas. Personne n’est donc obligé de contrôler les écrans un par un.
Le tableau de bord donne également accès à l’éditeur de modèles avec lequel on peut concevoir et appliquer des mises en page sur des écrans au choix. On peut suivre exactement quel contenu a été téléchargé sur quel appareil et par qui.
Par ailleurs le tableau de bord contient des statistiques précieuses avec lesquels les gestionnaires peuvent suivre les prestations et l’utilisation des écrans. Ainsi on peut voir combien de réunions ont été rallongées ou arrêtées plus tôt et combien de no-shows il y a eu.

Améliorez la sécurité en obligeant les utilisateurs à s’identifier à l’aide d’une carte RFID avant qu’ils ne puissent confirmer des réunions ou programmer de nouvelles réunions sur l’écran lui-même. Si l’organisateur ne se présente pas pour confirmer la réunion, l’espace est automatiquement libérée pour être utilisé par d’autres. Si on utilise les écrans avec lecteur RFID, l’utilisation des espaces de réunion peut être limitée de façon optimale aux titulaires de cartes autorisés. Cela permet d’éviter à ce que des personnes modifient des réservations qui ne sont pas pour eux-mêmes ou utilisent des salles de réunion sans autorisation.

La plupart des systèmes de réservation sont principalement axés sur la réservation de salles de réunion.
Avec la solution logicielle d'Add-on Products on est en mesure de réserver simultanément la restauration, matériel IT, voitures ou vélos d’entreprise, places de parking ou d’autres ressources, et tout cela avec un seul outil.

Cliquez ici pour en savoir plus concernant le système de réservation de Ressources.

IKANDA offre une solution pour afficher une vue d’ensemble de toutes les réunions en cours et à venir sur un ou plusieurs écrans de synthèse. Visiteurs et collaborateurs peuvent de cette façon localiser facilement leurs réunions et chacun a en permanence une vue d’ensemble correcte de l’état de toutes les salles de réunion.

Cliquez ici pour en savoir plus sur la solution Room Finder.