Resource Reservatie Software
Reserveren van zalen, catering, parking en andere resources.
De meeste reserveringssystemen zijn vooral gericht op het reserveren van vergaderruimtes, maar zou het niet ideaal zijn als u vanuit één tool al uw benodigde resources zou kunnen reserveren? Dat kan nu met de Resource Reservation Software van Add-on Products, geschikt voor Microsoft Outlook, Exchange, Office 365 & Teams. Nu kunt u eenvoudig vergaderruimtes reserveren, catering bestellen, parkeerplaatsen of bedrijfsauto's boeken en vele andere resources voorzien, zelfs voor verschillende locaties of meerdere landen tegelijk en dit alles vanuit één en dezelfde tool.
Bekijk de video's om te zien hoe het werkt voor gebruikers en voor dienstverleners of lees er hieronder meer over.
Bekijk de video's om te zien hoe het werkt voor gebruikers en voor dienstverleners of lees er hieronder meer over.
Voor gebruikers
Voor dienstverleners
Resources reserveren
Vergaderzalen reserveren
Catering reserveren
De organisatie van de catering gebeurt samen met het boeken van de vergaderzalen via een volledig geïntegreerd bestelformulier waarmee de organisator wensen kan doorgeven zoals:
De dienstverleners ontvangen rechtstreeks de binnenkomende bestellingen en eventuele wijzigingen of annuleringen worden automatisch bijgewerkt.
- Soort lunch en dranken, tijdstip, voor hoeveel personen,...
- Uitzonderingen voor allergieën
- Tafelopstelling: ronde of vierkante tafelschikking, klaslokaal, ...
- Naar wie moet de factuur verstuurd worden
De dienstverleners ontvangen rechtstreeks de binnenkomende bestellingen en eventuele wijzigingen of annuleringen worden automatisch bijgewerkt.
Parkeerplaatsen, auto's of fietsen reserveren
Waarom een aparte tool voorzien om bedrijfswagen- of fietsen te boeken of parkeerplaatsen te reserveren voor bezoekers of directie? Door alles binnen één tool (Outlook) te houden, is alles binnen handbereik (beschikbaarheid van de resource + beschikbaarheid van de personen).
Bekijk zeker ook onze oplossing voor het reserveren van werkplekken.
Bekijk zeker ook onze oplossing voor het reserveren van werkplekken.
Extra resources reserveren
Resources zoals laptops, projectors of digitale flipcharts, kunnen eveneens eenvoudig gereserveerd worden door er aparte categorieën van te maken of door ze toe te voegen aan het bestelformulier. Alle bestelformulieren kunnen worden aangepast aan de specifieke bedrijfsbehoeften en kunnen verschillen per zaal, gebouw of land.
De serviceproviders ontvangen rechtstreeks de resource aanvragen en eventuele wijzigingen of annuleringen worden automatisch via de Reserverings Software verwerkt.
Een eigen IT afdeling zou ook als serviceprovider aangemaakt kunnen worden, zodat hulp bij het opzetten van bvb. een video conferencing van tevoren kan aangevraagd worden.
De serviceproviders ontvangen rechtstreeks de resource aanvragen en eventuele wijzigingen of annuleringen worden automatisch via de Reserverings Software verwerkt.
Een eigen IT afdeling zou ook als serviceprovider aangemaakt kunnen worden, zodat hulp bij het opzetten van bvb. een video conferencing van tevoren kan aangevraagd worden.
Bezoekersregistratie
De geïntegreerde bezoekersbeheerfunctie creëert een efficiënte registratieflow van inchecken tot het afdrukken van bezoekersbadges en rapportage over bezoekers.
Receptionistes kunnen snel bezoekers inchecken, badges afdrukken en barcodescans van badges uitvoeren om geregistreerde bezoekers bij te houden. Wanneer bezoekers inchecken, worden de organisatoren automatisch verwittigd per e-mail of per sms.
In onbemande lobbies of drukbezochte ontvangstruimten kunnen bedrijven de kioskfunctie voor zelfregistratie gebruiken waardoor bezoekers zichzelf kunnen inchecken (hardware vereist) en receptionistes veel tijd uitsparen.
Receptionistes kunnen snel bezoekers inchecken, badges afdrukken en barcodescans van badges uitvoeren om geregistreerde bezoekers bij te houden. Wanneer bezoekers inchecken, worden de organisatoren automatisch verwittigd per e-mail of per sms.
In onbemande lobbies of drukbezochte ontvangstruimten kunnen bedrijven de kioskfunctie voor zelfregistratie gebruiken waardoor bezoekers zichzelf kunnen inchecken (hardware vereist) en receptionistes veel tijd uitsparen.
Al overtuigd? Of liever nog wat extra informatie?
Software
Add-on Products is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Microsoft Outlook add-ons.
Outlook is reeds uitgerust met een eigen set standaardfuncties, maar Microsoft ondersteunt ook verschillende APIs en technologieën van derden, waardoor de bestaande functies kunnen uitgebreid worden om beter aan specifieke behoeften te voldoen zoals bijvoorbeeld het organiseren van de catering voor vergaderingen of het boeken van extra IT-resources.
Add-on Products biedt hun applicatie zowel aan als Software as a Service (SaaS) als on-premise.
De Add-on software is geschikt voor Microsoft Outlook, Exchange, Office 365 & Teams.
Outlook is reeds uitgerust met een eigen set standaardfuncties, maar Microsoft ondersteunt ook verschillende APIs en technologieën van derden, waardoor de bestaande functies kunnen uitgebreid worden om beter aan specifieke behoeften te voldoen zoals bijvoorbeeld het organiseren van de catering voor vergaderingen of het boeken van extra IT-resources.
Add-on Products biedt hun applicatie zowel aan als Software as a Service (SaaS) als on-premise.
De Add-on software is geschikt voor Microsoft Outlook, Exchange, Office 365 & Teams.
Hoe werkt het voor Front End Gebruikers?
1. Reserveer resources via de plug-in 'Resource Finder'.
2. Zoek of filter alle criteria belangrijk voor uw vergadering: land, locatie, beschikbare plaatsen, beamer, telefoon,...
3. Maak uw keuze uit de vergaderzalen geselecteerd op basis van uw filters.
4. Vergelijk de beschikbaarheid van de zalen met die van uw collega's.
5. Bestel catering via het geïntegreerd bestelformulier. Uw service providers kunnen alles onmiddellijk online consulteren en verwerken.
6. Na het finaliseren van uw reservatie ontvangt u een bevestigingsmail met alle details.
7. Via de plug-in 'My meetings' krijgt u een overzicht van alle door u ingeplande vergaderingen.
Hoe werkt het voor Back End Dienstverleners?
1. Service Providers hebben een eigen tool om alle aanvragen te beheren.
2. Een overzicht van alle cateringaanvragen wordt weergegeven .
Elke status heeft een eigen kleur (nieuw, aangepast, geannuleerd,...).
3. Door op een bestelregel te klikken, worden alle details van de cateringaanvraag weergegeven.
4. Bij elke aanvraag die aanvaard, gewijzigd of afgewezen wordt door de Service Provider, wordt de aanvrager via mail op de hoogte gebracht.
Heb je al aan deze extra mogelijkheden gedacht?
Sensoren
Sensors
Met Smart sensors kunnen mensen gedetecteerd en geteld worden. Sensoren zijn dus perfect inzetbaar om de gemaakte reservaties af te toetsen aan de werkelijkheid. Smart Sensors meten ook verschillende omgevingsfactoren zoals temperatuur, CO2, VOC, UV, geluid en licht.
Lees hier meer over onze sensoren
Room Booking Displays
Room Booking Displays
Het plaatsen van Room booking displays aan elke vergaderzaal zorgt ervoor dat iedereen snel de actuele status van de zaal kan zien (vrij, bezet, no show). Zalen kunnen ook rechtstreeks op de schermpjes geboekt worden en een koppeling met meerdere reserveringssystemen is mogelijk.
Lees meer over Room Booking Displays.
Room Finder
Room Finder
De Room Finder Software zorgt ervoor dat alle lopende en aankomende vergaderingen op een professionele manier weergegeven worden op één of meerdere schermen. Zo kan iedereen makkelijk zien welke meetings er bezig zijn, of in welke zaal ze verwacht worden en waar ze de zaal kunnen vinden.
Lees meer over Room Finder.