L'enregistrement des visiteurs est essentiel pour les entreprises. Il permet de savoir qui, quand et combien de personnes se trouvent dans vos locaux. L'enregistrement, la gestion et le contrôle des visiteurs sont obligatoires pour des raisons de sécurité. En outre, un kiosque peut considérablement faciliter les tâches du réceptionniste.
Avec Joan Visitor Management, nous pouvons enregistrer les visiteurs en moins de 30 secondes, en fait il y a 3 façons de le faire :
Si le visiteur n'a pas été préenregistré, il peut facilement s'enregistrer lui-même en entrant son nom et ses coordonnées et en indiquant avec qui il a rendez-vous. Si l'entreprise l'exige, il peut également lui être demandé de signer numériquement un accord de confidentialité ou des consignes de sécurité. Une fois cette étape franchie, l'hôte ou l'hôtesse est prévenu par e-mail et par SMS.
Un visiteur peut être prévenu à l'avance en ajoutant l'adresse électronique invite@getjoan.com dans l'invitation Outlook. Toutes les personnes dont l'adresse électronique n'est pas liée à l'entreprise recevront alors une invitation contenant plus de détails sur la réunion et éventuellement des instructions sur l'itinéraire ou le parking. Les visiteurs peuvent utiliser le code QR contenu dans cet e-mail pour s'inscrire à l'avance ou le scanner sur place au kiosque.
Dans le portail web Joan, les directeurs de bureau ou les employés peuvent enregistrer un visiteur lorsqu'il se trouve déjà à la réception ou à l'avance. Dans le premier cas, l'hôte sera à nouveau informé de l'arrivée de son visiteur. Dans le second cas, le visiteur recevra un e-mail avec des instructions. En option, un badge nominatif peut être imprimé ou des informations supplémentaires telles que le badge d'accès que le visiteur a apporté avec lui.
