L'UZ Leuven était à la recherche d'un système de réservation central permettant de réserver des salles sur la base de certains critères (emplacement, taille, équipements, etc.) et de commander des services de restauration et autres.
L'outil devait également être entièrement intégré à Exchange afin que les utilisateurs puissent accéder à ces fonctionnalités supplémentaires directement à partir d'Outlook. IKANDA a recommandé les solutions d'Add-On Products à cette fin :
Resource Central pour la réservation de salles de réunion et de services supplémentaires, Digital Sign Service pour l'affichage des réservations sur les écrans des salles de réunion.
L'UZ Leuven souhaitait ajouter la réservation simultanée d'une salle, d'un service de restauration ou d'autres services à partir du même outil. C'est parfaitement possible grâce à Add-On Resouce Central, qui permet d'ajouter un formulaire de commande. Grâce à ce formulaire de commande personnalisable, vous pouvez, entre autres, commander un traiteur, transmettre le nombre de personnes si celui-ci diffère du nombre de personnes figurant dans l'invitation Outlook, transmettre une nouvelle disposition de table ou régler d'autres questions telles que la commande de codes Wi-Fi ou de places de parking.
Les prestataires de services reçoivent automatiquement les bons de commande et peuvent commencer à travailler immédiatement ou créer des rapports par jour ou par lieu pour combiner les commandes.
Une grande partie des salles de réunion de l'UZ Leuven a reçu un Room Booking Display avec le logiciel d'Add-on. Toutes les informations concernant les réunions réservées à partir de Microsoft Exchange ou Office 365 sont affichées sur ces écrans : qui a organisé la réunion, combien de temps dure la réunion, quelle réunion suit, ......
Les réunions peuvent également être réservées, prolongées ou annulées directement sur l'écran.
80 salles de réunion de l'hôpital de Louvain ont reçu leur propre écran de réservation de salle.
Digital Sign Service dispose d'un éditeur de modèles intégré dans lequel vous pouvez choisir une mise en page existante, mais où vous pouvez également créer très facilement des mises en page uniques. L'apparence de l'écran peut donc être entièrement personnalisée pour correspondre à l'image de marque de l'organisation. Vous pouvez également commencer à choisir les fonctions que vous souhaitez autoriser ou les informations que vous souhaitez afficher. Par exemple, vous pouvez décider d'utiliser ou non un bouton d'enregistrement, d'afficher les prochaines réunions, le sujet de la réunion, etc.
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