Le déménagement d'Allianz Bruxelles était prévu pour début 2020 et celui d'Allianz Rotterdam pour mi-2020. Allianz souhaitait introduire la "nouvelle façon de travailler" (NWOW) dans ses nouveaux bâtiments, une vision dans laquelle les employés travaillent indépendamment du lieu et du temps. Concrètement, cela signifie que les employés n'ont plus de lieu de travail fixe et que, s'ils veulent venir au bureau, ils doivent d'abord réserver un lieu de travail. Pour ce faire, Allianz a choisi le module Cloud Workspace de Flexwhere ainsi que le module Meeting pour optimiser la gestion des salles de réunion. Tout cela avec nos solutions pour l'enregistrement des visiteurs, la réservation des ressources et les écrans.
Le logiciel de réservation de postes de travail Flexwhere permet aux employés d'Allianz de vérifier quels étages disposent encore de postes de travail disponibles à partir de différents appareils. Les postes de travail libres peuvent être réservés immédiatement et les collègues peuvent également être trouvés rapidement. Les postes de travail réservés qui ne sont pas occupés sont à nouveau libérés après une période définie par l'employé.
1100 postes de travail à Bruxelles et 1100 postes de travail à Rotterdam sont ainsi utilisés de manière flexible.
Le logiciel Flexwherepermet aux employés d'obtenir rapidement une vue d'ensemble claire de toutes les salles libres et occupées dans le bâtiment à partir de tous les appareils. Le lien entre Flexwhere et le système de réservation d'Allianz garantit que les informations les plus récentes sont toujours affichées. Des écrans de réservation ont été installés dans les salles de réunion elles-mêmes pour indiquer l'état actuel de la réservation : libre, occupé, par qui, pour combien de temps... Les "no-shows" (personne ne s'est présenté à la réunion) sont également signalés.
Au total, nous avons équipé 79 salles de réunion à Bruxelles et 90 à Rotterdam d'écrans de réservation.
Les espaces flexibles et les salles libres peuvent être consultés sur différents appareils (PC, ordinateur portable, tablette, smartphone,...). Allianz a également choisi d'accrocher à chaque étage un écran tactile de 32″ affichant les plans des étages. Ici aussi, les employés peuvent immédiatement voir où se trouvent à l'étage les postes de travail libres ou les salles de réunion. À la demande d'Allianz, certaines salles peuvent également être réservées via cet écran.
En Belgique, 12 étages ont été équipés d'un écran 32″ et aux Pays-Bas, 16.
La plupart des systèmes de réservation ne sont conçus que pour réserver des salles. Un logiciel supplémentaire est nécessaire pour commander des services de restauration ou réserver du matériel informatique, des voitures de fonction ou des places de parking. Le souhait d'Allianz était de pouvoir faire tout cela à partir d'un seul outil et de filtrer en fonction de certains critères. Le choix s'est porté sur le logiciel Resource Central d'Add-on Products, qui combine parfaitement la restauration avec la réservation de salles et d'autres ressources, le tout dans l'environnement familier d'Outlook.
Chez Allianz, un total de 180 salles de réunion ont été reliées à Resource Central. Chaque prestataire de services (restauration, informatique, réception, etc.) reçoit son propre login.
Allianz a opté pour une réception essentiellement sans personnel. Il a été décidé d'installer trois écrans dans la zone de réception en Belgique et aux Pays-Bas, qui ont également été équipés du logiciel Resource Central d'Add-on Products. La fonction de gestion des visiteurs de ce logiciel a été utilisée pour créer un flux d'enregistrement entièrement personnalisé, dans une mise en page parfaitement adaptée à l'identité de la marque Allianz.
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