Allianz Bruxelles & Rotterdam
Le déménagement d'Allianz Bruxelles était prévu début 2020 et celui d'Allianz Rotterdam mi-2020. Allianz a souhaité introduire la 'New Way of Working' dans ses nouveaux bâtiments et a donc choisi les solutions d'IKANDA pour la réservation des lieux de travail et des salles de réunion ainsi que l'enregistrement des visiteurs en combinaison avec nos écrans et capteurs.
La Nouvelle Façon de Travailler
New Way of Working (NWOW) est une vision dans laquelle les employés travaillent indépendamment du lieu et du temps. Concrètement, cela signifie que les employés n'ont plus de poste de travail fixe et que s'ils veulent se rendre au bureau, ils peuvent d'abord réserver un poste de travail. Pour la mise en œuvre de ce projet, Allianz a opté pour l'application "Cloud" de FlexWhere. En plus du module de réservation des postes de travail, Allianz a également choisi le module de réunion FlexWhere pour optimiser la gestion de ses salles de réunion et avoir une meilleure connaissance de l'utilisation de ses bâtiments.
Réserver des postes de travail
Avec le logiciel Workplace Reservation de FlexWhere, les employés d'Allianz peuvent vérifier à partir de différents appareils à quels étages il y a encore des postes de travail disponibles. Des postes de travail libres peuvent être réservés immédiatement et des collègues peuvent également être trouvés rapidement. Les postes de travail réservés qui ne sont pas occupés seront à nouveau libérés après une durée définie par vous-même.
1100 postes de travail à Bruxelles et 1100 postes de travail à Rotterdam sont ainsi utilisés de manière flexible.
Réserver des Salles de Réunion
Grâce au logiciel FlexWhere, les employés peuvent rapidement obtenir une vue d'ensemble claire de toutes les salles libres et occupées du bâtiment à partir de différents appareils. En reliant FlexWhere au système de réservation d'Allianz, les informations les plus récentes sont toujours affichées.
Les salles de réunion elles-mêmes sont équipées d'écrans qui indiquent l'état actuel des réservations: libres, occupées, par qui, pour combien de temps...
Les no-show (personnes qui ne se présentent pas à la réunion) sont également signalées.
Au total, nous avons équipé 79 salles de réunion à Bruxelles et 90 à Rotterdam d'écrans de salle de réunion.
Écrans de Présentation
Les places et les salles qui sont libres peuvent être consultées sur différents appareils (PC, laptop, tablette, smartphone,...). Allianz a également choisi d'accrocher à chaque étage un écran tactile de 32 pouces avec les plans des étages. De cette façon, les employés peuvent immédiatement voir où se trouvent les postes de travail ou les salles de réunion libres à l'étage. À la demande d'Allianz, certaines salles peuvent également être réservées via cet écran.
En Belgique, 12 étages ont été équipés d'un écran de 32 pouces et 16 aux Pays-Bas.
Réservation de Ressources
La plupart des systèmes de réservation sont uniquement axés sur la réservation de salles. Un logiciel supplémentaire est nécessaire pour commander un service de restauration ou pour réserver du matériel informatique, des voitures de société ou des places de parking. Le souhait d'Allianz était de pouvoir faire tout cela à partir d'un seul outil et de pouvoir filtrer sur la base de certains critères. Le logiciel Resource Central d’Add-on Products a été choisi, avec lequel la restauration peut être parfaitement combinée avec la réservation de salles et d'autres ressources, et tout cela dans Outlook. Chez Allianz, un total de 180 salles de réunion était relié à Resource Central. Chaque prestataire de services (restauration, IT, accueil,...) reçoit son propre login. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Enregistrement de visiteurs
Allianz a opté pour un accueil essentiellement sans personnel. Il a été décidé de placer 3 écrans dans la zone d'accueil en Belgique ainsi qu'aux Pays-Bas qui ont également été équipés du logiciel Add-on Products Resource Central. Grâce à la fonction de gestion des visiteurs de ce logiciel, un flux d'inscription totalement personnalisé a été créé, dans une mise en page parfaitement adaptée à l'identité de la marque Allianz.
Capteurs intelligents
Il peut y avoir une grande différence entre le nombre de personnes pour lesquelles une salle est réservée et le nombre de personnes qui se présentent réellement. Cependant, cette information est cruciale pour répondre à un certain nombre de questions, telles que: Les salles de réunion sont-elles surpeuplées ou en sous-effectif? Y a-t-il suffisamment de salles dans mon immeuble? Chez Allianz, des capteurs ont été installés dans 8 salles de réunion. Ceux-ci détectent non seulement la présence de personnes, mais les comptent également efficacement. De plus, les capteurs mesurent également des paramètres environnementaux tels que le dB, le CO2, le lux et la température. Pour en savoir plus, cliquez ici.