Begin 2020 stond de verhuis van Allianz Brussel op de planning en midden 2020 die van Allianz Rotterdam. Allianz wou graag de “New Way of Working (NWOW) introduceren in zijn nieuwe gebouwen, een visie waarin werknemers plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Concreet betekent dit dat werknemers geen vaste werkplek meer hebben en dat ze, indien ze naar kantoor willen komen, eerst een werkplek moeten reserveren. Voor de implementatie hiervan koos Allianz voor de cloud Werkplekmodule van Flexwhere samen met de Vergadermodule om hun vergaderzaalbeheer te optimaliseren. Dit alles samen met onze oplossingen voor Bezoekersregistratie, Resource reservatie en Schermen.
Met de Werkplek Reservering software van Flexwhere kunnen Allianz werknemers vanop verschillende devices kijken op welke verdiepingen er nog beschikbare werkplekken zijn. Vrije werkplekken kunnen onmiddellijk gereserveerd worden en collega’s kunnen ook snel teruggevonden worden. Geboekte werkplekken die niet ingenomen worden, worden na een zelf in te stellen tijd opnieuw vrijgegeven.
1100 werkplekken in Brussel en 1100 werkplekken in Rotterdam worden op deze manier flexibel gebruikt.
Met de software van Flexwhere kunnen werknemers vanop alle toestellen snel een duidelijk overzicht krijgen van alle vrije en bezette zalen in het gebouw. Door de koppeling van Flexwhere met het reservatiesysteem van Allianz wordt steeds de meest recente info getoond. Aan de vergaderruimtes zelf werden Room Booking Displays voorzien die de actuele reservatiestatus weergeven: vrij, bezet, door wie, voor hoe lang… Ook no-shows (niemand opgedaagd in de meeting) worden gerapporteerd.
In totaal hebben we 79 meeting rooms in Brussel en 90 in Rotterdam voorzien van vergaderzaalschermpjes.
Welke flexplekken en zalen er vrij zijn, kan bekeken worden op verschillende apparaten (pc, laptop, tablet, smartphone,..). Allianz koos er ook voor om per verdieping een 32″ touch display op te hangen met daarop de grondplannen. Zo kunnen werknemers ook hier onmiddelijk zien waar op de verdieping de vrije werkplekken of vergaderzalen zich bevinden. Op vraag van Allianz kunnen sommige zalen ook via dit het scherm geboekt worden.
In België werden 12 etages uitgerust met een 32″ scherm en in Nederland 16.
De meeste reservatiesystemen zijn enkel afgestemd op het reserveren van zalen. Extra software is nodig voor het bestellen van catering of voor het reserveren van IT materiaal, bedrijfswagens of parking. De wens van Allianz was om dit alles vanuit één tool te kunnen doen en te kunnen filteren op basis van bepaalde criteria. Er werd gekozen voor de software Resource Central van Add-on Products waarmee catering perfect kan gecombineerd worden met het reserveren van zalen en andere resources en dit alles binnen de gekende Outlook omgeving.
Bij Allianz werden in totaal 180 vergaderzalen gekoppeld aan Resource Central. Elke service provider (catering, IT, receptie, …) ontvangt zijn eigen login.
Allianz koos voor een hoofdzakelijk onbemand onthaal. Er werd beslist om zowel in Belgïe als in Nederland 3 schermpjes in de onthaalruimte te plaatsen die eveneens voorzien werden van de Resource Central software van Add-on Products. Met de bezoekersbeheerfunctie van deze software werd een volledig gepersonaliseerde inschrijvingsflow gemaakt, in een layout perfect aangepast aan de Allianz brand identity.
Wil je meer informatie over onze slimme kantooroplossingen, een demo of een offerte? Neem contact met ons op en we helpen je graag verder.