UZ Leuven was op zoek naar een centraal reservatiesysteem om op basis van bepaalde criteria (locatie, grootte, faciliteiten, …) lokalen te kunnen boeken en dit in combinatie met het bestellen van catering & andere diensten.
De tool moest bovendien volledig geïntegreerd worden met Exchange zodat gebruikers vanuit Outlook meteen toegang krijgen tot deze extra mogelijkheden. IKANDA heeft hiervoor de oplossingen van Add-On Products aangeraden:
Resource Central voor het reserveren van vergaderzalen en extra diensten, Digital Sign Service voor het weergeven van de boekingen op schermpjes aan de vergaderzalen.
UZ Leuven wou gelijktijdig met het boeken van een zaal, catering of andere diensten toevoegen vanuit éénzelfde tool. Dit is perfect mogelijk met de Resouce Central add-on waarmee je een orderform kan toevoegen. Via dit zelf samen te stellen bestelformulier kan je onder andere: catering bestellen, het aantal personen doorgeven indien dit verschilt van het aantal personen in de Outlook uitnodiging, een nieuwe tafelopstelling doorgeven of extra zaken regelen zoals wifi-codes bestellen of parkeerplaatsen.
Dienstverleners ontvangen de bestelformulieren automatisch en kunnen direct aan de slag of kunnen per dag of per locatie rapporten aanmaken om de bestellingen te combineren.
Een groot deel van de vergaderzalen in UZ Leuven kregen een Room Booking Display met de software van Add-on. Alle informatie betreffende de vergaderingen, geboekt vanuit Microsoft Exchange of Office 365 wordt op deze schermpjes getoond: wie heeft de vergadering georganiseerd, hoe lang duurt de vergadering, welke vergadering volgt hierna, ….
Vergaderingen kunnen ook rechtstreeks op het schermpje geboekt, verlengd of geannuleerd worden.
80 vergaderzalen in het ziekenhuis van Leuven kregen hun eigen Room Booking Schermpje.
Digital Sign Service heeft een ingebouwde sjablooneditor waar je een bestaande layout kan kiezen maar waar je zelf ook zeer eenvoudig unieke layouts kan samenstellen. Het uitzicht van het schermpje kan dus volledig aangepast worden aan de branding van de organisatie. Ook kan je zelf gaan kiezen welke functies je wil toestaan of welke informatie je wil tonen. Zo kan je zelf bepalen of je wil werken met een check-in knop of niet; of je de volgende vergaderingen toont, of je het onderwerp van de vergadering toont,…
Wil je meer informatie over onze slimme kantooroplossingen, een demo of een offerte? Neem contact met ons op en we helpen je graag verder.
