In het kader van Het Nieuwe Werken (hnw) was Gemeente Harderwijk op zoek naar een oplossing die de reële bezetting van hun vergaderzalen en werkplekken kon aantonen, waarmee werkplekken en zalen konden gereserveerd worden en die bovendien kon gekoppeld worden met Topdesk, hun bestaande reservatietool.
Voor het vergaderzaal- en werkplekbeheer bij Gemeente Harderwijk werd gekozen voorFlexwhere. Deze cloud applicatie kan geïntegreed worden met Active Directory en vele reservatietools (Exchange, Office365, Google Apps, Planon, Topdesk, …). Via de FlexWhere app kan alle informatie ook buiten het kantoor geconsulteerd worden.
Flexwhere heeft een werkplek- en een vergadermodule.
Met de Werkplek Reservering software van Flexwhere kan je vanop verschillende devices nagaan in welke gebouwen of op welke verdiepingen er nog beschikbare werkplekken zijn. Vrije werkplekken kunnen onmiddellijk gereserveerd worden en collega’s kunnen makkelijk teruggevonden worden op naam of functie. Met de Flexwhere software kunnen ook beschikbare zalen gevonden en ad-hoc gereserveerd worden. Flexwhere werd ook gekoppeld aan Topdesk, het reserveringssysteem van Gemeente Harderwijk, om zo de actuele en toekomstige reserveringen in één overzichtelijk systeem weer te geven.
Alle zalen kregen ook room booking displays met daarop hun actuele status.
Naast het begeleiden in de keuze van de software zorgt IKANDA ook voor de meest geschikte hardware én voor de installatie ter plaatse. 26 zalen in het Gemeentehuis van Harderwijk kregen vergaderzaalschermpjes die reeds op voorhand geconfigureerd werden met Flexwhere software. Ter plaatse werden de schermpjes opgehangen aan de muur of op glas.
Alle werknemers kunnen nu makkelijk zien of een zaal vrij (groen) of bezet (rood) is, door wie en voor hoe lang.
De oplossingen van FlexWhere en IKANDA zijn ook door onze medewerkers met veel enthousiasme ontvangen. Goed om te zien dat medewerkers elkaar ook weer sneller opzoeken i.p.v. mailtjes sturen of bellen doordat ze in een oogopslag kunnen zien of de collega in de buurt zit. Gedaan met vragen zoals "Waar kan ik zitten?", "Waar zit mijn collega?", "Waar is een vrije vergaderruimte" en "Wat is de daadwerkelijke bezetting?".
Wil je meer informatie over onze slimme kantooroplossingen, een demo of een offerte? Neem contact met ons op en we helpen je graag verder.
