Bezoekersregistratie is essentieel voor bedrijven. Het biedt overzicht van wie, wanneer en hoeveel mensen er zich in je pand bevinden. Het beheren en controleren van externe bezoekers is verplicht om veiligheidsredenen. Daarnaast kan een kiosk de taken van de receptioniste aanzienlijk verlichten.
Met Joan Visitor Management kunnen we op minder dan 30 seconden bezoekers aanmelden, dat kan zelfs op 3 manieren:
Als de bezoeker niet op voorhand werd aangemeld, kan hij zich zelf eenvoudig inschrijven door zijn naam & contactgegevens in te vullen en aan te geven met wie hij een afspraak heeft. Als het bedrijf dat oplegt, kan er ook nog gevraagd worden om een NDA of veiligheidsinstructies digitaal te ondertekenen. Van zodra dit gebeurd is wordt de gastheer of gastvrouw via email & SMS verwittigd.
Een bezoeker kan op voorhand aangemeld worden door in de Outlook uitnodiging het email adres invite@getjoan.com toe te voegen. Iedereen met een emailadres dat niet gelinkt is aan het bedrijf zal dan een uitnodiging ontvangen met meer details van de vergadering en eventuele wegbeschrijving of parkeerinstructies. De bezoeker kan d.m.v. een QR code in deze mail zich op voorhand al inschrijven of deze ter plaatse aan de kiosk inscannen.
In de Joan web portal kunnen Office Managers of medewerkers een bezoeker aanmelden als hij al aan de receptie staat of op voorhand. In het eerste geval wordt de gastheer opnieuw verwittigd dat zijn bezoeker is aangekomen. In het 2de geval zal de bezoeker een mail ontvangen met instructies. Optioneel kan een naambadge afgedrukt worden of extra informatie zoals welke toegangsbadge de bezoeker meekreeg.
