Room Booking Displays - Add-on

De software oplossing van Add-on is volledig hardware onafhankelijk en functioneert op alle room booking displays op basis van iOS, Android of Windows.

Alle informatie betreffende de vergaderingen, geboekt vanuit Microsoft Exchange of Office 365 wordt op de meeting room displays getoond.  Ook de aankomende meetings in die zaal worden opgelijst.

Als blijkt dat een zaal beschikbaar is kan deze ook ad-hoc geboekt worden, rechtstreeks op het touchscherm, voor een tijdspanne naar keuze. Alle vergaderingen die ad-hoc geboekt zijn, worden ook weergegeven in de gewone kalender om zo dubbele boekingen te voorkomen.

Soms is het moeilijk om op voorhand te bepalen hoe lang een vergadering zal duren. Als een vergadering sneller dan voorzien gedaan is, dan kan men deze rechtstreeks op de meeting room display beëindigen om zo de zaal opnieuw vrij te geven.  Zowel op het schermpje als in de online kalender zal de zaal dan opnieuw als beschikbaar worden getoond. Als blijkt dat de meeting zal uitlopen en er zijn geen upcoming meetings gepland in de zaal, dan kan men het einduur makkelijk aanpassen op de room display om zo de meeting te verlengen.

Men kan kiezen om gebruik te maken van de check-in functie.  Door deze optie in te schakelen worden deelnemers verplicht om een aantal minuten voor of na de vergadering op de meeting room display te bevestigen of de vergadering effectief doorgaat. Het aantal minuten is zelf te bepalen tijdens de configuratie. Indien de vergadering niet bevestigd wordt dan zal de boeking automatisch geannuleerd worden en wordt de zaal opnieuw vrijgegeven.

Men kan ook opteren voor het ophangen van sensoren. Hierdoor wordt de check-in functie overbodig aangezien deze smart sensors de aan- of afwezigheden automatisch detecteren.

Met de ingebouwde sjablooneditor kan men zeer eenvoudig unieke lay-outs voor de meeting room displays samenstellen. Men kan een bedrijfslogo opladen, lettertypes en kleuren kiezen en afbeeldingen toevoegen, volledig passend bij de branding van de organisatie. 

Er is keuze uit meegeleverde voorbeeldsjablonen, maar ook zelf ontworpen templates kunnen opgeladen en gebruikt worden.

Via het webgebaseerde dashboard kan de lay-out van de schermpjes snel bijgewerkt worden.

Het web based dashboard maakt het mogelijk om alle vergaderzaal schermen op afstand te beheren vanaf één centrale locatie. Het online dashboard wordt in realtime bijgewerkt zodat men onmiddellijk kan zien welke displays on- of offline zijn. Niemand hoeft de schermen dus één voor één te gaan controleren.
Het dashboard geeft ook toegang tot de sjablooneditor waarmee men layouts kan ontwerpen en toepassen op schermen naar keuze. Men kan precies volgen welke inhoud naar welk apparaat werd geüpload en door wie.
Tevens bevat het online dashboard waardevolle statistieken waarmee beheerders de prestaties en het gebruik van de displays kunnen volgen. Zo kan men bekijken hoeveel meetings verlengd of voortijdig beëindigd werden of hoeveel no-shows er geweest zijn.

Verbeter de beveiliging door gebruikers te verplichten zich eerst te identificeren met behulp van een RFID-kaart alvorens ze vergaderingen kunnen bevestigen of nieuwe vergaderingen kunnen inplannen op het schermpje zelf. Als de organisator niet komt opdagen om de vergadering te confirmeren, wordt de ruimte automatisch vrijgemaakt voor gebruik door anderen. Indien men schermen met RFID lezer gebruikt, kan het gebruik van de vergaderruimtes optioneel beperkt worden tot geautoriseerde kaarthouders. Dit voorkomt dat mensen boekingen die niet van zichzelf zijn gaan wijzigen of vergaderruimtes zonder toestemming gebruiken.

De meeste reservatiesystemen zijn in hoofdzaak afgestemd op het reserveren van vergaderzalen.
Met de software oplossing van Add-on products kan men echter tegelijkertijd catering, IT materiaal, bedrijfsauto's of -fietsen, parkeerplaatsen of andere resources gaan reserveren en dit alles vanuit één tool.

Lees meer over het Resource Reservatiesysteem.

IKANDA biedt een oplossing om een actueel overzicht van alle lopende en aankomende vergaderingen weer te geven op één of meerdere overzichtsschermen. Bezoekers en medewerkers kunnen zo hun vergaderingen makkelijk localiseren en iedereen heeft steeds een correct overzicht van de status van alle vergaderzalen.

Lees meer over de Room Finder oplossing.