Choose your language

Werkplekken Reserveren

werkplekken reserveren
Het Nieuwe Werken (HNW) of New Way Of Working (NWOW) is een visie waarbij alle werknemers onafhankelijk van tijd en plaats kunnen werken. Covid-19 zorgt ervoor dat deze manier van werken nog meer in de lift zit aangezien veel mensen, al dan niet verplicht, van thuis uit moeten werken en dus niet meer fulltime op kantoor aanwezig zijn.

De Werkplek Reservering software van Flexwhere is dé oplossing voor het reserveren van flexibele werkplekken.  Alle info betreffende beschikbare werkplekken en waar collega's zich bevinden kan op verschillende devices geraadpleegd worden en dankzij de mobiele app van Flexwhere ook van thuis uit.  Deze cloud applicatie kan geïntegreerd worden met Active Directory en reserveringstools zoals Exchange, Office365, Google Apps, Planon, Topdesk, Ultimo,... en kan zelfs gekoppeld worden met Sensoren en Overzichtsschermen.

Hoe werkplekken reserveren?

werkplek reserveren app

MOBIELE APP

Met de mobiele Flexwhere Werkplek Reservering App kan je van thuis uit in alle bedrijfsgebouwen en op alle verdiepingen op zoek naar een beschikbare werkplek en deze eenvoudig gaan reserveren voor een tijdsblok naar keuze.  Je kan eveneens bekijken welke flex desks je collega's gekozen hebben. De Flexwhere app is beschikbaar voor Apple en Android tablets en smartphones en is dankzij de dubbele authenticatie ook buiten kantoor veilig te gebruiken.
Hoe werkt het?
werkplek reserveren app

TRAY APP

De FlexWhere TrayApp, software die geïnstalleerd wordt op de desktops, laptops of thin clients van je organisatie, zorgt ervoor dat je automatisch je werkplek gaat claimen (mét of zonder voorafgaande reservatie). Hierdoor blijft je gereserveerde werkplek behouden of wordt ze vrijgegeven als er niemand opdaagt. Met de TrayApp kan je ook gaan opzoeken waar er nog flexwerkplekken vrij zijn in de buurt van de collega's waar je mee wilt gaan samenwerken.
Hoe werkt het?
Heeft u vragen, of wenst u graag vrijblijvend een offerte of demo?

Mobiele App - hoe werkt het?

1. Zoek je flexdesk

desk booking app
Selecteer eerst het gebouw en de verdieping en dan kan je op zoek naar vrije werkplekken. Elke werkplek heeft een kleurcode: rood: geboekt; groen: vrij; grijs: geblokkeerd (social distancing); oranje: geboekt maar niet bevestigd via TrayApp, blauw: vaste werkplek.

2. Zoek een collega

desk booking app
Wil je liever eerst weten welke flex desks je collega's gekozen hebben alvorens je eigen werkplek te reserveren? Geen probleem. Je kan alle ingelogde collega's zeer makkelijk opzoeken, zowel op naam als op functie en als een collega extern werk, dan krijg je dit ook te zien.

3. Boek je flexdesk

desk booking app
Als je beslist hebt welke werkplek je wil reserveren, klik je op het werkplekicoontje en kies de periode voor hoelang je deze flex desk wilt boeken. Je kan reserveren voor de huidige dag, maar ook voor meerdere dagen in de toekomst, maximaal 1 maand op voorhand.

4. Bekijk je reservaties

desk booking app
Wil je graag nagaan voor welke dagen je reeds een werkplekreservering gemaakt hebt, dan kan je de geïntegreerde maandkalender consulteren. Op dit overzicht worden al je gemaakte reservaties eenvoudig weergegeven door middel van bolletjes.

Tray App - hoe werkt het?

1. Zoek je flex desk

Zoek op de beschikbare locaties naar vrije werkplekken.. Elke werkplek heeft een kleurcode: rood: geboekt; groen: vrij; grijs: geblokkeerd omwille van social distancing; oranje: gereserveerd maar niet bevestigd via TrayApp, blauw: vaste, niet te reserveren werkplek. Op dezelfde manier kan ook bekeken worden welke vergaderzalen er vrij of reeds geboekt zijn.

3. Zoek een collega

Met de TrayApp kan je ook makkelijk opzoeken welke flexwerkplek je collega's gereserveerd hebben. Je kan iedereen zeer snel terugvinden, zowel op naam als op functie. Dit maak het mogelijk om een werkplek uit te kiezen in functie van de door je collega's gekozen plaatsen, zodat samenwerken eenvoudiger wordt.

2. Filter om te zoeken

Flex desks kunnen ook ingedeeld worden volgens types zoals: staande desk, desk met meerdere schermen, concentratieplek,... Deze onderverdeling wordt weergegeven door middel van herkenbare icoontjes op de werkplekken.  Bij het zoeken naar je ideale flexwerkplek kan je dus eenvoudig gaan filteren op zowel status (vrij, bezet,..) als op type werkplek.

4. Reserveer ad-hoc ruimtes

Ook vergaderruimtes kunnen in FlexWhere weergegeven worden. Twee types worden ondersteund: reserveerbare ruimtes die met eender welke reservatiesoftware zoals Exchange, Office 365, Google, Planon, Topdesk, ... kunnen gekoppeld worden en ruimtes die ad-hoc vanuit FlexWhere kunnen geboekt worden zonder enige koppeling.

Covid-19 Maatregelen

Functionaliteiten specifiek ontworpen voor Corona:
- Toon een cirkel van 1,5 meter om werkplekken
- Laat werknemers een werkplek reserveren
- Blokkeer werkplekken die te dicht op elkaar staan
- Toon schoonmakers welke werkplekken zijn gebruikt
- Laat de voorkeursroute zien op de plattegrond
- Communiceer het aantal plekken in een vergaderzaal
- Ontvang een notificatie als een bezettingsgraad wordt gehaald
- Stel werkzones in en geef werknemers verantwoordelijkheid
- Stop het reserveren van werkplekken boven een bepaalde bezettingsgraad
covid werkplekken reserveren

Rapportering

Met de Management Functie van het Flexwhere Control Center krijg je inzicht in de bezettingsgraad van gebouwen, verdiepingen en werkplekken over een periode naar keuze. Aan de hand van heatmaps wordt duidelijk welke flex desks het meest bezocht zijn en de facilitaire voorzieningen kunnen hierop afgestemd worden.  Alle data kan makkelijk geëxporteerd worden als rapportage of Excel-bestand.

Editor

Met de beheerfunctie van het Flexwhere Control Center kunnen gebouwen & verdiepingen, werkplekken, vergaderzalen of werkzones makkelijk aangemaakt worden. Werkplekken kunnen gekoppeld worden aan docking stations of sensoren.  Indien nodig, kan je zelf eenvoudig werkplekken toevoegen, verwijderen of verplaatsen. Aan elke individuele werkplek kan je een specifiek kenmerk toewijzen: flexdesk, concentratieplek, werkplek met meerdere schermen, ..... én je kan ook flexdesks blokkeren, wat in deze tijden van Covid-19 een noodzaak is.
Al overtuigd? Of liever nog wat extra informatie?

Heb je al aan deze extra mogelijkheden gedacht?

Sensoren

Sensoren

Als je de software van Flewhere koppelt met sensoren, dan moeten werkplekken niet meer gereserveerd worden. De sensoren zullen de aanwezigheden detecteren met een automatische (anonieme) aanmelding als gevolg. Smart sensors tellen ook het aantal mensen en meten verschillende omgevingsfactoren zoals temperatuur, CO2, VOC, UV, geluid en licht. Smart sensors kunnen dus ook ingeschakeld worden voor het optimaliseren van uw vergaderzaalbeheer.

Lees hier meer over onze sensoren.,

Resource reservatie

Reserveren van ruimtes, parking en catering

Zou het niet ideaal zijn mocht je vanuit één enkele tool werkplekken, vergaderzalen, parkeerplaatsen en andere resources kunnen reserveren én tegelijkertijd de catering kunnen organiseren en dit voor voor verschillende locaties of meerdere landen tegelijkertijd? IKANDA biedt dé oplossing waarbij de reservatie van alle, zelf te bepalen resources, makkelijk kan gecombineerd worden door middel van Add-on Resource Central, geschikt voor Microsoft Outlook, Exchange, Office 365 & Teams.

Lees hier meer over Resource Central.

Schermen

Overzichtsschermen

Als je aan de ingang van het gebouw en op elke verdieping een groot scherm hangt met daarop een FlexWhere grondplan met informatie over vrije flexplekken en vergaderruimtes, dan kunnen werknemers bij het binnenkomen snel controleren waar de beschikbare flexwerkplekken zich bevinden, waar hun collega's zich bevinden en of er nog vergaderzalen vrij zijn en deze eventueel ad-hoc boeken rechtstreeks op het scherm.
Dit type schermen kan men ook combineren met onze Digital Signage oplossing, waardoor naast het grondplan ook extra bedrijfsinfo kan getoond worden zoals filmpjes, RSS feeds, Social Media of andere.

Over ons

IKANDA integreert verschillende oplossingen die Het Nieuwe Werken ondersteunen, vanaf aankomst tot en met vertrek

Contact

Kerkstraat 76

9406 Ninove (Belgium)

+32 497 27 85 70

info@ikanda.be

Ma-Vrij: 8:00 - 18:00

Support

Problemen of vragen?

Contacteer ons:

mail: support@ikanda.be 

telefoon: +32 53 77 16 61

Nieuws

Altijd meer willen weten over Sensoren & Digital Signage en hoe deze in Slimme Gebouwen toegepast kunnen worden? 

Check onze Nieuws rubriek

Copyright © 2019 IKANDA. All Rights Reserved.